Ticari defter ve evraklar işletmeler için oldukça önemlidir. Bunlar, işletmelerin mali durumunu kaydeder ve bu sayede işletmeler sonuçları rahatlıkla değerlendirebilir. İleriye dönük olarak şirketlerin kendini değerlendirmeleri yeni yatırımlar yapmalarına olanak tanımaktadır. Kendini değerlendiren işletmeler, bir sonraki yıl kendilerini daha bir üst seviyeye taşıyabilirler.

İşletmeler için adeta hayati bir değer taşıyan ticari defterler ve evraklar, şirket iflas edecekse bu durumun da öngörülmesini sağlar. Tutulan defterler incelenerek şirket için yapılması gerekenler ortaya konur. Bu sayede batmanın eşiğinden dönen birçok farklı şirket olmuştur. İşletme sahipleri kanuni olarak da bu defteri doldurmakla yükümlüdür.

İşletme sahipleri için kullanılan terim tacirdir. Tacirler ticari defterleri tutmakla görevlidir. Çünkü defterdeki herhangi bir hata onlara yüklenmektedir. Bu sorumluluk onlara ait olduğundan defteri dikkatli bir şekilde tacirler doldurmalıdır. Ticari defter sayılan yevmiye defteri, envanter defteri, defteri kebir mutlaka tacir tarafından doldurulmalıdır. Tüzel kişiler ise gerçek kişiler gibi değildir. Onlar bu üç defter dışında ticari açıdan gerekli olan diğer tüm defterleri de doldurmalıdır.

Ticari Defterler Nasıl Olmalıdır?

Ticari defter olarak tanımlanan defterler yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri, işletme defteri, karar defteri ve diğer defterler olarak ifade edilmektedir. Bunların her birine yazılması gerekenler farklıdır. Gelin birlikte bu defterlerin özelliklerine bir göz atalım.

Yevmiye Defteri; bu deftere yazılacak bilgiler belli bir tarih sırasına göre yazılmalıdır. Ayrıca yazılanlar belgelerle birlikte desteklemelidir. Deftere on gün içerisinde tüm kayıtların geçirilmesi gerekmektedir. Sene bitimine yaklaşıldığında bu defterler notere götürülür. Noterde “görülmüştür” yazılarak imzalı bir onaylama sistemi yapılır. Aksi takdirde belgenin geçerliği yoktur.

Defteri Kebir; bu defter yevmiye defterinin devamı gibidir. Yevmiyede yapılan işlemler hesaplara dağıtılır. Hesaplara dağıtılmayanlar da toplu bir şekilde tutulur. Bu defterlerde sıra numaraları olmalıdır.

Envanter Defteri; işletmenin açılış döneminde ve kapanış döneminde görev yapan bu defterde yılın tüm bilançoları kayıtlıdır. Bu defter sayesinde alacak verecek davaları çok net bir şekilde görülebilir. Bir iş yılının sonunda tamamlanması gereken bu defter yılbaşından sonra en fazla üç ay kadar gecikebilir.

İşletme Defteri; Bu defteri tüzel kişiler tutmaktadır. Bunların sol tarafında masraf tutarı ve sağ tarafında da hasılat tutarı yazmaktadır. Bu defteri tutanlar iş yılı sonlarında işletme hesabı hulasası adı verilen hesapları çıkarmak durumundadır.

Karar Defteri; Bu defter alınan kararların tutulması için yazılmaktadır. Yönetim kurulu, ortaklar kurulu ve genel kurul toplantıları bu defterde kayda alınır.

Diğer defterler; diğer defterler olarak adlandırılan defterler imalat defteri, bitim işleri defteri, ambar defteri, nakliyat vergisi defteri gibi defterlerdir. Tüzel kişiler bunların tümünü tutmak durumundadır.

Tacirleri bu defterleri tutarken bir yandan da önemli evraklar arasında sayılan fatura, mektup, senet gibi belgeleri mutlaka saklamalıdır. Bu evraklar 10 yıl kadar kayıtlı tutulmalıdır. Çünkü belgeler adeta bir kanıt niteliğindedir. Bu sayede mahkeme olaylarında herhangi bir sıkıntı yaşanmaz. Ticari defterlerin doğru şekilde tutulması işletme sahiplerinin lehine sonuçlar doğururken, yanlış ifadelerin olması aleyhine sonuçlar doğurabilir. Bu yüzden bu konuda çok dikkatli olunması gerekir.